Движение документов сопровождается их регистрацией.
Регистрация - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141-98). Внутренние документы регистрируются в день их подписания или утверждения, отдельно от входящих и исходящих документов. Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам, каждая из которых регистрируется отдельно. Формы регистрационных журналов и книг не регламентированы в нормативных актах, работодатель самостоятельно определяет состав и расположение реквизитов в применяемых регистрационных формах.
Так, журнал регистрации трудовых договоров и изменений к ним может содержать следующие графы: регистрационный номер, дата регистрации, структурное подразделение, в которое принят работник, должность, Ф.И. О. работника, сведения о внесении изменений, примечания.
Обратите внимание, что в соответствии с п. "д" ст. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00, для журналов учета (регистрации) трудовых договоров установлен срок хранения 75 лет.