Приходные и расходные кассовые документы, перед тем как попасть на оформление к кассиру, должны быть зарегистрированы бухгалтерией в специальном журнале. К таким документам можно отнести: расходные кассовые ордера (РКО), приходные кассовые ордера (ПКО), расчетно-платежные ведомости, заявления на выдачу денег, счета на оплату и др. При этом стоит отметить, что расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются в журнале после их выдачи.
В качестве бланка журнала регистрации применяется унифицированная форма № КО-3 (код формы по ОКУД 0310003). Заполнение данной формы может осуществляться с применением средств вычислительной техники.
Форма № КО-3 состоит из обложки и вкладного листа, по образцу которого происходит оформление, заполнение и печать всех страниц журнала. Вкладной лист разделен на две части: одна предназначена для регистрации приходных кассовых документов (графа 1-4), другая - для расходных (графы 5-8).