Данный вид журнала применяется в организациях, работающих без кассира-операциониста, т.е. такой журнал могут применять:
- в магазинах, если кассовый аппарат установлен на прилавках и чеки пробивает продавец;
- на предприятиях сферы обслуживания, когда выручку принимает приемщик заказов;
- на предприятиях общественного питания, когда выручку принимает официант и т.п.
На каждую ККТ заводят отдельный журнал.
Все записи в журнале ведутся специалистом, работающим на ККТ, ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок.
Заполнение формы № КМ-5
В начале рабочего дня (смены) кассир-операционист в графах с 1-й по 3-ю указывает дату (смену), номер отдела (секции), свои фамилию, имя и отчество.
В графе 4 – порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти) на конец предыдущего рабочего дня (смены).
В графе 6 – указываются показания на начало рабочего дня или смены. Остальные записи в журнале делаются после окончания рабочего дня (смены) с указанием показаний счетчиков в графах 5 и 7, а также выручки в графе 8. Показатель в графе 8 должен быть равен разнице данных граф 7 и 6.
Прием-сдача денег оформляется в журнале совместными подписями представителя администрации организации и контролера-кассира, продавца, официанта и др. при расхождении результатов сумм на контрольной ленте с фактической выручкой выясняются причины расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы журнала.
Графу «Показания» заполняют только при проверке, перерегистрации ККТ, снятии ККТ с учета или при передаче машины в ремонт. Эту графу заполняет сотрудник налоговой инспекции или центра технического обслуживания.
Сотрудник, принимающий выручку от покупателей, может сдавать её в главную кассу организации в течение дня, а не только в его конце. Поэтому в графе 9 указывается сумма выручки, сданная в течении рабочего дня (смены). Она обязательно совпадает с выручкой, полученной за день (графа 8). Разница между полученной за день выручкой (графа 8) и выручкой, сданной в течении рабочего дня или смены (графа 9), равна части выручки, сданной в главную кассу организации в конце дня.
В конце каждого рабочего дня журнал подписывают ответственный за него сотрудник, работники, принимавшие в течение дня наличные деньги, и представитель администрации организации.
Показания денежных счетчиков ККТ фиксируются в справке-отчете кассира-операциониста по форме № КМ-6.
Заполненный журнал хранится в организации пять лет.
Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира, контролера-кассира, продавца или официанта, руководителя и главного бухгалтера организации.