Работники организации, получающие денежные средства из кассы для покрытия предстоящих расходов, являются подотчетными лицами.

Выдача наличных денежных средств под отчет регламентируется Порядком ведения кассовых операций РФ (утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40).

Организации имеют право выдавать наличные деньги подотчет на расходы:

• хозяйственно-операционные, в том числе на приобретение ГСМ, и представительские;
• командировочные;
• экспедиций, геолого-разведочных партий;
• уполномоченных предприятий и организаций;
• отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций.

В организации необходимо издать приказ руководителя, в котором должны быть определены:

• перечень лиц, которым могут выдаваться под отчет денежные средства;
• сроки, на которые выдаются денежные средства;
• целевое назначение денежных средств;
• размер денежных средств.

Денежные средства, выданные по отчет, запрещается передавать третьим лицам.

Слово "подотчетное" по определению предполагает, что лицо должно отчитаться по расходованию полученных денег. Сделать это подотчетное лицо должно не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы. В случае с командированными работниками - со дня возвращения из командировки.

Следует помнить, что подотчетному лицу наличность может выдаваться только в том случае, если он полностью отчитался по ранее выданному авансу.

Для подтверждения израсходованных сумм подотчетные лица представляют в бухгалтерию авансовый отчет.

---