Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Данный документ оформляется на общем бланке организации (независимо от того, составляется он непосредственно для организации (учреждения) или структурного подразделения (отдела)) по установленной форме (Приложение 7 к п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.02).
Рассматриваемая номенклатура является основой для составления описей дел, а также основным учетным документом в делопроизводстве. Изначально документ разрабатывается для структурных подразделений (при наличии таковых в организации), после чего на их основе составляется сводная номенклатура.
К концу календарного года к номенклатуре необходимо оформить по установленной форме итоговую запись. Она содержит информацию о количестве заведенных дел по различным категориям: постоянного и временного сроков хранения. По каждой категории дел подсчитывается также количество не законченных в прошедшем календарном году дел (переходящих) и количество дел с отметкой экспертно-проверочной комиссии (проставляется рядом со сроком хранения тех дел, для которых срок хранения не установлен окончательно).