Налогоплательщики-покупатели для учета счетов-фактур, выставленных продавцами товаров (работ, услуг), обязаны вести книгу покупок.
В ней регистрируются счета-фактуры, выставленные продавцами покупателям товаров (работ, услуг), в целях определения суммы НДС, предъявляемую последним к вычету (возмещению).
Суммы НДС по приобретенным товарам принимаются к вычету (возмещению) у покупателя только при наличии счетов-фактур, подтверждающих стоимость приобретенных товаров, и соответствующих записей в книге покупок.
Все полученные от продавцов счета-фактуры должны регистрироваться покупателем в хронологическом порядке в том налоговом периоде, когда возникает возможность принять сумму НДС к вычету.
Ответственным за правильность заполнения и ведения книги покупок считается руководитель организации или уполномоченной им лицо.
Данный документ может вестись в электронном виде. В этом случае он распечатывается, страницы пронумеровываются и скрепляются печатью не позднее 20-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом. Срок хранения - пять лет с даты последней записи.
Если организацией был приобретен товар по импорту, то НДС уплачивается ей таможенным органам. В этом случае счет-фактура отсутствует. Тогда в книге вместо счета-фактуры регистрируется таможенная декларация на ввоз товара и документы, подтверждающие фактическую уплату налога таможенному органу.
Кроме счетов-фактур регистрации в книге покупок подлежат также документы, которыми оформляется передача имущества, нематериальных активов, имущественных прав в качестве вклада в уставный капитал.
Счета-фактуры, выписанные и зарегистрированные налогоплательщиком в книге продаж при получении оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров, регистрируются им в книге покупок при отгрузке товаров в счет полученных оплаты, частичной оплаты, с указанием соответствующей суммы НДС.
Командировочные расходы, связанные с наймом жилья, с приобретением услуг по перевозке работников к месту командировки и обратно, регистрируются на основании заполненных в установленном порядке бланков строгой отчетности (или их копий) с выделенной отдельной строкой суммой НДС, которые были выданы работнику и включены им в отчет о служебной командировке.
Заполнение и ведение книги покупок
Счета-фактуры не регистрируются, если:- товар (работы, услуги) был передан покупателю безвозмездно;
- товар передан для реализации комиссионеру от комитента;
- участник биржи осуществляет операции купли-продажи иностранной валюты, ценных бумаг.
Наименование покупателя, его ИНН и КПП, а также налоговый период, в котором произведены покупки, должны быть указаны в верхней части каждого листа.
Рассмотрим подробнее заполнение лишь некоторых граф, которые могут вызвать вопросы.
Графа 1 – порядковый номер записи сведений о счете-фактуре. Этот номер, скорее всего, не будет совпадать с порядковым номером данного счета-фактуры, присвоенным ему в журнале учета полученных счетов-фактур, так как факт получения счета-фактуры необязательно является и фактом принятия НДС к вычету. Номер из графы 1 книги покупок в случае перепродажи товаров (работ, услуг), при реализации которых был выписан этот счет-фактура, будет отражен в графе 9 книги продаж.
Графа 6 – заполняется полностью только при регистрации счетов-фактур, выписанных при реализации товаров, ввозимых на территорию РФ. В случае реализации товаров российского производства указывается только страна происхождения – Россия. Если же товар импортного производства, то в графе 6 указывается страна происхождения товара и номер таможенной декларации.
В графах с 8-й по 11-ю указываются покупки и суммы НДС, исчисленные по соответствующим налоговым ставкам. Каждая графа (кроме графы 10) состоит из двух частей:
- в первой указывается стоимость продаж без НДС;
- во второй указывается сумма НДС, исчисленная от стоимости продаж по ставкам 18%, 10% и 20% соответственно, а в случае, если сумма налога определяется расчетным методом, – по соответствующей ставке в соответствии с п. 4 ст. 164 НК РФ.
Итоги подводятся за каждый налоговый период по графам 7, 8а, 8б, 9а, 9б, 10, 11а, 11б и 12, которые используются при составлении налоговой декларации по НДС.
Все изменения, связанные с внесением записи об аннулировании записи фактуры производится в дополнительном листе книги покупок за налоговый период, в котором был зарегистрирован счет-фактура до внесения в него исправлений. Дополнительные листы являются неотъемлемой частью документа. Форма листа приведена в приложении № 4 к Правилам. Состав его показателей практически совпадает с показателями самой книги. Единственным отличием является указание в верхней части листа даты его составления.