Утверждение штатного расписания осуществляется на основании приказа (распоряжения) руководителя организации или уполномоченного им лицом.
Но перед этим, форма документа должна быть заверена оттиском печати организации и (в случае с унифицированной формой № Т-3) завизирована (согласована) главным бухгалтером и руководителем кадровой службы.
Приказ составляется на общем бланке организации, не содержит констатирующей части и начинается сразу со слов "ПРИКАЗЫВАЮ". Связано это с тем, что никаких дополнительных пояснений для введения в действие штатного расписания не требуется. Хотя можно указать причины (при их наличии), по которым происходит его утверждение.
Если в качестве бланка используется унифицированная форма № Т-3, тогда дата и номер приказа должны быть обязательно отражены в соответствующих графах данной формы.
Утверждается штатное расписание, как правило, на один год.